Wer ein Sortiment von rund 21'000 Produkten vermarktet, produziert Werbemittel im Dauerbetrieb. Die Pistor AG aus Rothenburg beliefert seit über 110 Jahren Bäckereien, Gastronomiebetriebe und den Spital-/Pflegebereich in der ganzen Schweiz und unterstützt ihre Partner bei Marketing, Bestellung, Lieferung und Abrechnung.

Ein zentraler Kanal dieser Kundenkommunikation sind die mehrsprachigen Angebotsflyer, die im Wochenrhythmus erscheinen. Für deren Produktion suchte Pistor einen Partner, der Produktdatenhaltung und automatisiertes Publishing gleichermassen beherrscht. Hier kamen wir von der W4 zum Einsatz.

Zeitintensive Werbemittelproduktion durch manuelle Bearbeitung

Die eigentliche Hürde beim datenbasierten Publizieren liegt in der Balance zwischen kreativer Gestaltung und vollautomatischer, regelbasierter Dokumenterzeugung. Bei Pistor bedeutete das lange viel manuelle Arbeit. Zwischen Marketing, Produktmanagement, Agentur und externen Lieferanten entstand bei jeder Ausgabe erheblicher Koordinationsaufwand. Das kostete Zeit und produzierte Fehler, die Freigabezyklen zogen sich entsprechend.

Gesucht war ein Prozess, der alle Layoutvarianten eines Werbemitteltyps abbildet, ohne den Anspruch des Corporate Design aufzugeben.

Automatisiertes Publishing durch elytra PIM und Docscape

Gemeinsam mit Pistor haben wir zuerst die vorhandenen Dokumente, Abläufe und Datenquellen analysiert. Erst danach fiel die Entscheidung, welche Schritte wir automatisieren und welche bewusst manuell bleiben. Pistor arbeitete bereits seit 2015 mit einer regelbasierten Ausgabe. Diesen Ansatz haben wir zu einem teilautomatischen Publishing mit Layoutcontainern ausgebaut, das seit Mitte 2022 im Einsatz ist.

Führendes System ist dabei unser elytra PIM. Dort wählt das Pistor-Team die Produkte aus, plant sie vor und verknüpft sie mit vorbereiteten Layoutcontainern zur Dokumentstruktur. Das Containerprinzip entwickelten wir zusammen mit dem Marketing. Die Container werden einmalig in Adobe InDesign gestaltet, Text- und Bildrahmen tragen die Bezeichnungen der in elytra definierten Datenfelder, dazu kommen Kopf- und Fusszeile, Titel, Tabellen und die Produktdarstellung. Exportiert wird als IDML-Vorlage, die gestalterische Handschrift bleibt beim Marketing.

Für die Dokumenterzeugung banden wir das Publishing-Modul Docscape an elytra an. Ein XML-Regelwerk setzt Produkt- und Layoutdaten in ein dynamisches Layout um und generiert das fertige PDF. Ebenen werden je Container ein- oder ausgeblendet, Textrahmen wachsen mit der Textmenge. Tabellen passen sich automatisch an, und je nach Produktanzahl entstehen zusätzliche Seiten. Sämtliche Flyervarianten stammen aus einem einzigen Regelwerk. Angepasst wird es nur, wenn neue Layoutfunktionen dazukommen.

Den letzten Schritt legten wir bewusst in die Hände des Produktmanagements. Werbemittelvorlage, Produkte und Ausgabeparameter werden direkt in elytra gewählt, die Generierung stösst das Team ohne Umweg an. Die Ausgabe läuft über den Open-Source-Server von Docscape, ein lizenzpflichtiger DTP-Server ist nicht nötig.

Das Ergebnis: Ein Regelwerk für alle Flyervarianten

Layoutvorlagen werden heute einmal angelegt und danach in neuen Kontexten und Sprachen wiederverwendet. Das Produktmanagement erstellt und veröffentlicht die Angebotsflyer selbstständig. Der manuelle grafische Aufwand im Marketing sinkt deutlich, Aufwand und Kosten für externe Agenturleistungen entfallen. Weil die Daten direkt aus elytra stammen, sind manuelle Übertragungen als Fehlerquelle ausgeschlossen. Die Freigabezyklen verkürzen sich und die Zeit bis zur Veröffentlichung sinkt.

Auch bei hohen Volumina entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten, etwa bei personalisierten oder individualisierten Ausgaben. Die Lösung wächst zudem mit dem Bedarf. Neben dem niedrig aufgelösten PDF für den Newsletter-Versand wird inzwischen auch die rund 80-seitige Monatsausgabe druckfertig produziert. Geplant sind zudem Druckversionen für Printmailings und Versandbeilagen sowie ein Self-Service-Portal für die Pistor-Partner.

"Durch die Baukasten-Lösung wurde ein automatisches Publishing geschaffen, das zusätzlich flexible Layouts mit Sonderfällen ermöglicht. Marketing und Produktmanagement können unabhängig vom Softwareanbieter weitere Layoutcontainertypen entwickeln und ins System einbauen."

Hubert Koch, Projektmanagement, Pistor AG

Durch der Zusammenarbeit mit der W4 verfügt Pistor heute über eine Werbemittelproduktion, die mit dem Sortiment Schritt hält und dem Team Raum für die inhaltliche Arbeit lässt.