DSGVO-konforme HubSpot-Migration für RGCC International

Je internationaler ein Unternehmen arbeitet, desto mehr muss sein CRM leisten. RGCC International zählt zu den führenden Unternehmen der personalisierten Krebsdiagnostik. Mit Hauptsitz in der Schweiz, Laboren in Europa und Indien sowie Niederlassungen in Europa, Nordamerika und Asien unterstützt RGCC Ärztinnen und Ärzte weltweit mit hochspezialisierten Bluttests (Liquid Biopsy) für individuelle Behandlungsentscheidungen.

Für die nächste Wachstumsphase hatte RGCC zwei Ziele. Ein HubSpot-Account sollte künftig die gesamte Unternehmung mit allen Business Units abbilden, und die Daten europäischer Kundinnen und Kunden sollten DSGVO-konform im europäischen Rechtsraum verarbeitet werden. Mit dieser Aufgabe kam RGCC zu W4.

Ein gewachsener Account im US-Datenzentrum und ein Betrieb, der weiterlaufen muss

Die eigentliche Hürde einer Portal-Migration liegt selten in der Entscheidung, sondern in der Umsetzung. RGCC betrieb sein CRM auf einem HubSpot-Account im US-Datenzentrum, der vor allem von RGCC North America intensiv genutzt wurde und über die Jahre gewachsen war, mit zahlreichen Custom Properties, Workflows, Formularen und Integrationen wie QuotaPath für die Provisionsabrechnung, Zendesk und AirCall.

Dazu kam die Anforderung an die Datentrennung. Die einzelnen Business Units sollten nur die eigenen Daten einsehen, teilweise bis auf die Ebene einzelner Aktivitäten wie geloggter E-Mails oder Meetings. Und weil HubSpot zwischen Rechenzentren keine native Kopierfunktion bietet, mussten sämtliche Objekte strukturiert überführt werden, während die Teams im Tagesgeschäft weiter mit dem System arbeiteten.

Neuaufbau statt Umbau: ein zweiter Account, parallel zum laufenden Betrieb

Die erste Frage war nicht technischer, sondern strategischer Art. Sollte der bestehende Account ins europäische Datenzentrum umziehen, auf eine Enterprise-Lizenz wechseln und dabei aufgeräumt werden? Oder war es klüger, daneben einen neuen Account aufzubauen und die Daten anschliessend zu übertragen? Wir haben beide Wege mit RGCC durchgespielt. Am Ende überzeugte der Neuaufbau, weil die neue Umgebung so entstehen konnte, ohne dass jemand im laufenden Betrieb gestört wurde.

Bevor Daten bewegt wurden, haben wir das bestehende Setup mit RGCC gemeinsam durchgesehen. Welche Properties, Workflows, Formulare und Segmente werden noch gebraucht, welche haben ihren Zweck erfüllt? Was nicht mehr nötig war, blieb zurück. Der neue Account startete damit nur mit dem, was RGCC heute tatsächlich braucht.

Den neuen Account haben wir mit vier Business Units aufgesetzt und ein Berechtigungskonzept entwickelt, das die Verantwortung bündelt. Ein zentraler Administrator betreut das gesamte Setup, und Permission Sets pro Team und Rolle stellen sicher, dass jede Einheit genau die Daten sieht, die sie sehen soll. Dokumentiert ist das Konzept in einer Permission-Set-Matrix, die wir im Projektverlauf mit RGCC laufend verfeinert haben. Für die Übergabe von Kundenanfragen zwischen den Niederlassungen kam ein Handover-Pipeline-Modell dazu.

Besonders anspruchsvoll war die Übertragung von Objekten mit Mehrfachverknüpfungen, etwa Notizen, die gleichzeitig an mehreren Kontakten und Deals hängen. Dafür haben wir einen eigenen, ausgiebig getesteten Migrationsprozess entwickelt. Als Brücke zwischen den Systemen diente eine eigens eingeführte Property, die Original Record ID, über die sich jeder Datensatz eindeutig zuordnen liess.

Bei ausgefüllten Formularen und ähnlichen Aktivitäten stösst jede Migration an eine Grenze, denn HubSpot lässt sich diese Daten nicht zwischen Accounts übertragen. Gelöst haben wir das mit Notizen am Kontakt, die das jeweilige Ereignis festhalten, und einem Link zum alten Account, der als Archiv bestehen bleibt. Wer eine frühere Anfrage nachschlagen muss, ist mit einem Klick dort.

Im gleichen Zug haben wir die weiteren Business Units auf HubSpot onboardet und mit dem Customer-Support-Team neue Abläufe im Tool eingerichtet. Das Reporting wurde konsolidiert: Statt für jede Person im Sales ein eigenes Dashboard zu pflegen, arbeitet RGCC heute mit einer einzigen Vorlage, die sich dynamisch nach Owner filtern lässt. Die Integrationen zu QuotaPath, Zendesk und AirCall wurden strukturiert in die neue Umgebung überführt, und die Migration war termingerecht zum vereinbarten Stichtag abgeschlossen.

Das Ergebnis: ein Portal für die gesamte Unternehmung

RGCC arbeitet heute mit einem HubSpot-Account für alle Business Units, betrieben im europäischen Rechenzentrum und damit DSGVO-konform für die Daten europäischer Kundinnen und Kunden. Die zentrale Administration und die Permission Sets regeln klar, wer was sieht, bis auf die Ebene einzelner Aktivitäten. Das Handover-Modell macht die Übergabe von Anfragen zwischen den Niederlassungen zu einem definierten Ablauf.

Die Migration verlief ohne Betriebsunterbruch und termingerecht. Auch komplexe Mehrfachverknüpfungen sind im neuen Portal vollständig vorhanden, ältere Aktivitätsdaten bleiben über das Archiv erreichbar, und die konsolidierte Dashboard-Vorlage senkt den Pflegeaufwand im Reporting dauerhaft.

Mit der Zusammenarbeit mit W4 verfügt RGCC heute über eine CRM-Umgebung, die mit der internationalen Struktur des Unternehmens Schritt hält und Raum für weiteres Wachstum lässt.