Die HAELOK® zählt zu den führenden Anbietern im Bereich rein metallischer Pressfitting-Verbindungssysteme. Das patentierte System kommt weltweit dort zum Einsatz, wo höchste technische Anforderungen und absolute Zuverlässigkeit gefragt sind.

Mit der konsequenten Weiterentwicklung des Unternehmens wurde auch der Vertrieb auf ein neues Niveau gehoben. Ziel war es, Strukturen zu schaffen, die komplexe Projekte sauber steuern, Entscheidungsprozesse beschleunigen und das Management mit klaren Kennzahlen unterstützen.

Gemeinsam mit W4 wurde HubSpot so konzipiert, dass mehrstufige Projektprozesse und internationale Strukturen konsistent und steuerbar abgebildet werden.

Herausforderung

Vor diesem Hintergrund war es im Vertriebsalltag zunehmend schwierig, Verkaufschancen strukturiert zu steuern und Verantwortlichkeiten klar nachzuvollziehen. Informationen zu Aufgaben, Prozessfortschritten und Kundeninteraktionen lagen verteilt vor, was eine übergreifende Sicht auf den Vertriebsstand erschwerte.

Zudem fehlte eine automatisierte Prozesslogik: Statusänderungen, wie etwa die Disqualifizierung eines Deals, führten nicht zu systemischen Folgeaktionen, etwa einer Weitergabe an andere Teams oder einer strukturierten Nachverfolgung durch das Management. Auch Aufgabenverteilungen entlang des Salesprozesses waren nicht eindeutig sichtbar.

Für eine Organisation mit ISO-Zertifizierung und klar definierten Qualitätsansprüchen war dies ein zentraler Hebel, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit im Vertrieb nachhaltig zu verbessern.

Lösung

Im ersten Schritt analysierte W4 gemeinsam mit HAELOK® die bestehende Vertriebslogik im Detail. Das internationale Projektgeschäft mit mehreren Entscheidungsebenen, technischen Spezifikationen und unterschiedlichen Rollen erforderte eine präzise Neumodellierung der Prozessarchitektur. Ziel war es, eine Struktur zu schaffen, die der realen Komplexität des Geschäfts gerecht wird und weiteres Wachstum organisatorisch trägt.

Die Umsetzung erfolgte in HubSpot Sales Pro mit einer mehrschichtigen Systemarchitektur. Mehrere miteinander verknüpfte Pipelines, individuell entwickelte Custom Objects sowie gezielte Automatisierungen bilden das Fundament des neuen Vertriebsmodells. Statuswechsel steuern systemisch Folgeprozesse, erzeugen verbundene Datensätze und koordinieren Übergaben zwischen Teams. So werden sämtliche Projektphasen konsistent und nachvollziehbar abgebildet.

Auch komplexe Szenarien wie Disqualifizierungen wurden strukturell berücksichtigt. Gründe, Herkunft und Kontext von Verkaufschancen werden systematisch dokumentiert und stehen für strategische Auswertungen zur Verfügung.

Neben der technischen Umsetzung begleitete W4 die organisatorische Weiterentwicklung des Vertriebs eng. In Abstimmung mit Vertrieb und Management wurden Prozesse definiert, Verantwortlichkeiten klar geregelt und die neue Systemlogik schrittweise im Unternehmen etabliert. Parallel dazu wurden bestehende Excel-Strukturen konsolidiert und in eine zentrale CRM-Architektur überführt, wodurch erstmals eine einheitliche und belastbare Datenbasis entstand.

Ergebnis

Mit der neuen CRM-Struktur verfügt HAELOK® heute über einen klar definierten und transparent gesteuerten Vertriebsprozess. Projektphasen, Zuständigkeiten und Statusverläufe sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert und systemisch miteinander verknüpft.

Im operativen Vertrieb konnte eine spürbare Entlastung erzielt werden. Informationen sind zentral verfügbar, Übergaben erfolgen strukturiert und wiederkehrende Abläufe werden automatisiert unterstützt. Dadurch können sich die Teams stärker auf inhaltliche und strategische Aufgaben konzentrieren.

Auch auf Management-Ebene hat sich die Steuerbarkeit deutlich erhöht. Pipeline-Entwicklung, Projektstatus und Disqualifizierungsgründe sind konsistent auswertbar und liefern eine belastbare Grundlage für Forecasts und strategische Entscheidungen.

Die neu geschaffene Struktur bildet damit nicht nur aktuelle Prozesse ab, sondern schafft die organisatorische Grundlage für weiteres Wachstum und internationale Skalierung.

Fazit

Die Einführung von HubSpot bei HAELOK® zeigt, wie sich durch klar definierte Prozesse, saubere Datenstrukturen und automatisierte Abläufe eine belastbare Vertriebsgrundlage schaffen lässt. Gemeinsam mit W4 wurde ein System aufgebaut, das nicht nur den operativen Alltag strukturiert, sondern auch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Weiterentwicklung im Vertrieb ermöglicht.