HubSpot-Integrationen für das digitale Ökosystem der Osteology Foundation

Die Osteology Foundation mit Sitz in Luzern unterstützt seit über 20 Jahren Fachpersonen aus Zahnmedizin und Forschung im Bereich der oralen Geweberegeneration. Für Fachpersonen aus Zahnmedizin und Forschung bündelt die Stiftung ihre Angebote auf der Plattform THE BOX, darunter E-Learning-Kurse, Förderprogramme, Community, Newsletter und Veranstaltungen.

Im Rahmen des Projekts Digital Landscape hat die Stiftung diese Plattform neu aufgebaut. Ein zentrales Login sollte künftig den Zugang zu allen Diensten regeln, und HubSpot sollte als CRM alle Informationen zu einem Kontakt zusammenführen, damit Marketing und Einladungen auf einem vollständigen Bild aufbauen. Für die Einführung von HubSpot und die Anbindung der umliegenden Systeme hat die Osteology Foundation mit uns zusammengearbeitet.

Wenn jedes System nur seinen Teil kennt

Die Schwierigkeit bei einem Ökosystem aus mehreren Fachsystemen liegt selten im einzelnen System, sondern dazwischen. Hinter THE BOX verwaltet Airlock als Identity-Management-System das zentrale Login und die Profildaten. Proposal Central führt Förderanträge und Awards. Ergänzt wird das Ökosystem durch die Lernplattform und die Event-App. Jedes dieser Systeme kennt einen Teil der Geschichte eines Kontakts, keines kennt die ganze.

Für die Stiftung hiess das bisher, Informationen aus mehreren Quellen zusammenzutragen, bevor sich ein Newsletter gezielt versenden oder eine Einladung nach Fachgebiet und Förderhistorie aussteuern liess. Bei mehreren tausend Kontakten weltweit ist das von Hand kaum zu leisten und fehleranfällig. Ausserdem stellen die Systeme ihre Daten auf unterschiedliche Art bereit. Airlock meldet Änderungen per Ereignis, Proposal Central bietet keine Ereignisse an.

Gebraucht wurde ein CRM, das diese Daten zusammenführt, ohne sie zu überschreiben, und das bei jeder Profiländerung und jedem neuen Award von selbst aktuell bleibt.

Eine Architektur, die Zuständigkeiten klärt

Den Anfang machte ein Architekturkonzept, das wir gemeinsam mit der Osteology Foundation erarbeitet haben. Jedes System bleibt die einzige Quelle für die Daten, die es erzeugt. HubSpot liest diese Daten, reichert damit die Kontaktprofile an und schreibt nie in die Quellsysteme zurück. Damit sind Zuständigkeiten klar, und Konflikte zwischen Systemen entstehen gar nicht erst.

Als Vermittler zwischen den Systemen haben wir n8n eingerichtet. Die Middleware nimmt Daten entgegen, prüft und übersetzt sie in das Format von HubSpot und meldet Fehler direkt in einen Google-Chat-Kanal. Wir hosten und überwachen die Middleware, sodass sich die Stiftung nicht um den Betrieb kümmern muss.

Die erste Integration verbindet Airlock mit HubSpot. Legt jemand in THE BOX ein Profil an, ändert seine Angaben oder löscht den Account, schickt Airlock ein Ereignis an n8n, und der HubSpot-Kontakt wird angelegt, aktualisiert oder entsprechend markiert. Dabei prüft der Workflow zuerst über die Airlock-ID und dann über die E-Mail-Adresse, ob der Kontakt bereits existiert, und führt Dubletten automatisch zusammen. Weil Airlock Ereignisse ohne Zustellbestätigung sendet, läuft zusätzlich einmal täglich ein vollständiger Abgleich. Sollte ein Ereignis unterwegs verloren gehen, ist die Abweichung spätestens am nächsten Tag korrigiert.

Die zweite Integration holt die Förderdaten aus Proposal Central. Wer sich für einen Award beworben hat, ob und in welcher Höhe er zugesprochen wurde, all das steht seither am Kontakt in HubSpot. Auch dieser Abgleich läuft täglich.

Parallel haben wir HubSpot aufgesetzt und das Team der Stiftung in das System eingeführt. Die Einrichtung umfasste die Datenstruktur mit den stiftungsspezifischen Feldern, etwa Fachgebiet und Forschungsschwerpunkt, Templates für Newsletter, Webinar-Einladungen und Podcast-Mailings sowie Workflows, die Kontakte nach Abmeldungen und Bounces automatisch auf Nicht-Marketingkontakt setzen.

Für den regelmässigen Import von Partnerkontakten gibt es einen dokumentierten Prozess, den das Team eigenständig durchführt.

Das Ergebnis: ein vollständiges Bild jedes Kontakts

Die Osteology Foundation sieht heute in HubSpot, wer ein Profil in THE BOX hat, wer welchen Award erhalten hat und wer welche Newsletter abonniert hat. Profiländerungen kommen innerhalb von Sekunden an, Förderdaten täglich. Niemand überträgt mehr Listen von Hand.

Einladungen zu Webinaren und Veranstaltungen lassen sich jetzt gezielt nach Fachgebiet, Region oder Förderhistorie versenden. Und weil jedes System bei seinen Daten bleibt, lässt sich das Ökosystem erweitern, ohne das Bestehende anzufassen. Die Anbindung der Lernplattform und der Event-App ist als nächste Phase bereits konzipiert.