ITL Gabelstapler ist einer von nur siebzehn renommierten Toyota-Vertragshändlern mit Sitz in Deutschland. Mit circa dreissig Mitarbeitenden – und über zehn davon im Aussendienst – vertreibt ITL Toyota Flurförderzeuge. Neben dem Verkauf und der Vermietung von Neu- und Gebrauchtgeräten bietet ITL auch Wartung und Reparatur, sowie theoretische und praktische Gabelstaplerfahrerprüfungen.

Die Herausforderung

Trotz eines bestehenden HubSpot-Portals und einer umfangreichen Kontaktdatenbank, wurden Lead Nurturing, Beziehungspflege und ein Grossteil der eingehenden Anfragen manuell bearbeitet; diese Vorgehensweise war zeitaufwändig, ineffizient und bot ein hohes Risiko für Daten- und Informationsverlust. Insbesondere die Koordination der komplexen Gabelstaplerfahrerprüfungen stellte im Team eine bedeutende Belastung dar.

Die Lösung

Um die Effizienz innerhalb dieses zentralen Prozesses zu steigern und sich auf Aufgaben konzentrieren zu können, die nicht automatisierbar sind, entschied sich ITL Gabelstapler für eine umfassende Prozessautomatisierung innerhalb HubSpots mit Workflows und Sequenzen. Gemeinsam mit unserer Expertin wurde zunächst ein gründlicher Account-Check durchgeführt, um das volle Potenzial des Portals auszuschöpfen, es auf aktuellen Stand zu bringen und eventuelle Sicherheitslücken zu schliessen.

Innerhalb der Organisation der Gabelstaplerfahrerprüfungen bietet ITL verschiedene Optionen an, von Online-Prüfungen, Prüfungen bei ITL bis hin Prüfungen beim Kunden vor Ort. Um diesen Prozess zu automatisieren, entwickelten wir massgeschneiderte Workflows in HubSpot. Von der ersten Anfrage über die Angebotsphase bis hin zur Auftragsbestätigung haben wir alle Schritte digitalisiert und automatisiert.

Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden jederzeit auf die gleichen Informationen zugreifen können.

Im Falle fehlender Rückmeldungen kundenseitig werden automatisiert Tasks für die Mitarbeitenden erstellt, um den persönlichen Kontakt zu suchen und sich zu vergewissern, dass keine offenen Fragen bestehen.

Die Automatisierung des Fahrerprüfungsprozesses war jedoch nur der Anfang. Im nächsten Schritt wollen wir das zu Beginn eingeführte Lead-Scoring verfeinern und ein automatisiertes Nurturing einrichten, um potenzielle Kunden in gleich welcher Verkaufszyklusphase gezielt anzusprechen.

ITL ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie ein Unternehmen durch den gezielten Einsatz von HubSpot seine Geschäftsprozesse optimieren und seine Wettbewerbsfähigkeit stärken kann.

Fazit

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Routineaufgaben, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für strategische Aufgaben haben.
• Verbesserte Kundenbetreuung: Schnellere Bearbeitung von Anfragen und ein konsistentes Kundenerlebnis. Einbeziehung von Mitarbeitenden bei komplexen Konstellationen.
• Bessere Datenqualität: Bereinigung sowie zentralisierte Speicherung und Verwaltung aller Daten.
• Flexibilität: Anpassung an individuelle Geschäftsanforderungen durch flexible Workflows.

ITL hat gezeigt, dass HubSpot weit mehr ist als nur eine einfache CRM-Lösung ist. Durch die intelligente Nutzung der Plattform können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und nachhaltig wachsen.