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Echo Sympa – Von der manuellen Bearbeitung zu einer vollautomatisierten Praxislösung

In der Schweiz steht Echo Sympa seit Jahren für präzise und einfühlsame Ultraschalldiagnostik bei Kindern. Jeden Tag entstehen dort zahlreiche medizinische Befunde, die schnell und sicher an die behandelnden Kinderärzte übermittelt werden müssen. Zusätzlich müssen Rechnungen für die Abrechnung mit den Versicherungen erstellt und der Status aller Vorgänge muss zuverlässig nachgehalten werden.

Bis vor Kurzem erfolgte dies vollständig manuell. Jeder Bericht erforderte das Öffnen der PDF-Datei in Acrobat, das Erstellen einer E-Mail an den zuständigen Pädiater in Outlook, die Befundablage in einem Ordnersystem, die separate Erfassung der Abrechnungsdaten in einer anderen Software sowie eine manuelle Kontrolle, ob alle Schritte zu 100% vollständig abgeschlossen waren. Für die Praxis bedeutete das täglich rund eine Stunde reiner Verwaltungsarbeit, zusätzlich zum eigentlichen medizinischen Betrieb.

Die Herausforderung: Mehr als nur eine Integration

Ursprünglich suchte Echo Sympa nach einer Möglichkeit, Teile dieses Prozesses mit einem Integrations-Tool zu automatisieren. Doch schnell zeigte sich: Die Anforderungen gingen weit darüber hinaus. Gesucht war keine einzelne Schnittstelle, sondern eine zentrale Steuerung, die alle Arbeitsschritte zusammenführt, übersichtlich transparent macht und ohne Umwege und ohne Verzögerungen über externe Server funktioniert.

Die Lösung musste sensibel mit Patientendaten umgehen, verschiedene Dateiformate verarbeiten, sowohl französische als auch deutsche Dokumente verstehen und sich nahtlos in bestehende Kommunikationswege wie den in der Schweiz etablierten HIN-Dienst einfügen.

Die Lösung: Ein massgeschneiderter, lokaler Praxisassistent

Anstelle einer cloudbasierten Integration wurde eine native Windows-Anwendung entwickelt, die bei Bedarf auch auf Mac-Systemen eingesetzt werden kann. Die Umsetzung erfolgte mit Electron und wurde so konzipiert, dass sämtliche Verarbeitungsschritte lokal erfolgen.

Die Anwendung überwacht definierte Ordner und erkennt neue Dateien automatisch. Nach dem Import werden eine Vielzahl relevanter Metadaten wie Untersuchungsort, Untersuchungstyp und Name des behandelnden Arztes ausgelesen. Über eine hinterlegte Ärztedatenbank wird der zuständige Pädiater als Adressat ermittelt und der Befund wird sofort über den HIN-Dienst verschlüsselt versendet. Falls ein Dokument bestimmte Schlüsselbegriffe enthält, wird es vor dem Versand für eine manuelle Überprüfung markiert, sodass eine individuelle Nachricht ergänzt werden kann.

Zusätzlich prüft die Anwendung, ob jeder untersuchte Patient bereits in der Abrechnungsliste steht. Ist dies der Fall, entfällt weiterer Handlungsbedarf. Fehlt der Eintrag, wird der Fall im Dashboard hervorgehoben, damit er gezielt überprüft werden kann. So kann eine 100% verlustfreie Abrechnung garantiert werden.

Ein zentrales Dashboard zeigt den Status aller Patientendossiers. Es ist auf einen Blick ersichtlich, ob das PDF erstellt, die E-Mail versendet und die Abrechnung vorbereitet wurde. Damit entfällt das mühsame Nachhalten in mehreren Programmen und die fehlerbehaftete manuelle Kontrolle. Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt.

Screenshot Software

Alltagstauglich und sicher

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der ausschliesslichen lokalen Verarbeitung. Es erfolgt keine Übertragung an externe Server und keine Speicherung in der Cloud. Die Sicherheit der sensiblen Patientendaten entspricht der Sicherheit des lokalen Systems.

Die Abläufe sind so gestaltet, dass am Ende eines Arbeitstages alle notwendigen Dateien mit einem entspannten Klick exportiert werden können. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt die Anwendung sämtliche Schritte automatisch, zuverlässig und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Das Ergebnis: Effizienz, Sicherheit und mehr Fokus auf die Kernaufgaben

Mit der neuen Lösung konnte der administrative Aufwand deutlich reduziert werden. Befunde werden schneller und vollständig übermittelt, die Abrechnung läuft reibungslos und verlustfrei. Der Status aller Fälle ist jederzeit transparent.

Besondere Untersuchungen erhalten weiterhin die notwendige individuelle Aufmerksamkeit, während Routinevorgänge automatisiert und fehlerfrei im Hintergrund ablaufen. So kann sich Echo Sympa stärker auf die medizinische Betreuung der Patienten konzentrieren und zugleich die Datensicherheit auf höchstem Niveau gewährleisten. – Alles vollständig erledigt und früher nachhause gehen – wer möchte das nicht auch!


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